» » Как вести деловую переписку

Как вести деловую переписку

Ушли в прошлое те времена, когда партнерам по бизнесу, чтобы обговорить какие-то рабочие моменты, было необходимо встречаться - теперь для этого существует электронная почта. Но если о правилах делового этикета при личной встрече написано много литературы, то о том, как же правильно составлять деловые электронные письма, знают далеко не все. Помочь вам узнать все основные требования к деловой переписке и узнать правила их исполнения вам помогут следующие советы.

Как вести деловую переписку

Прежде всего, обязательно указывайте тему письма - это поможет адресату быстрее найти в массе писем именно ваше послание. Если вы отправляете письмо лично незнакомому для вас партнеру, не нужно указывать в качестве темы приветствие. Так, письмо с темой "Добрый день" от незнакомого человека, скорее всего, попадет в папку "Спам" и никогда не будет прочитано. Желательно, чтобы, прочитав только тему письма, ваш партнер сразу мог понять, от кого оно получено.

Отправляя деловые электронные письма новым партнерам, помните, что именно по ним будут судить о вас и, в конечном итоге, и о вашей фирме.

Как правило, деловые письма не бывают слишком длинными. Если вы ждете быстрого ответа, то не будет лишним указать об этом в конце основной части вашего послания. Не слишком увлекайтесь элементами оформления текста - в деловой переписке это не принято. Цветной шрифт, жирные буквы или буквы, написанные курсивом, будут только мешать восприятию текста и создадут о вас, как об авторе, неприятное впечатление.

Большинство из нас привыкли в личной переписке высказывать свои эмоции при помощи смайлов. Но в деловой переписке правила этикета делать это не советуют - один или два смайлика могут быть уместны только тогда, если вы хорошо и тесно знакомы с получателем вашего письма.

Как вести деловую переписку

Одним из наиболее часто встречающихся вопросов у тех, кто ведет активную деловую переписку, как правило, является обращение. Как же правильно обращаться к адресату? Допустимо ли указывать только имя или деловой этикет рекомендует называть человек по имени и отчеству? Четкого ответа на этот вопрос сейчас не существует. Обычно современные менеджеры, составляя деловые письма, не утруждают себя указанием отчества получателя и ограничиваются только именем. И это вполне допустимо - так письмо выглядит менее громоздким. Не указывать отчество можно и в том случае, когда вы обращаетесь с письмом к представителю западной компании или в организацию, ориентированную на работу с западными фирмами - в их деловой переписке отчества не указываются. Но если вы обращаетесь с электронным письмом в организации или учреждения нашей страны, которые не меняли свой стиль работы с советских времен, то лучше использовать в обращении имя и отчество.

Как вести деловую переписку

Не менее важным является и написание слова "вы" - у многих может возникнуть вопрос: "С какой буквы его нужно писать?". Кажется, что ответ лежит на поверхности - конечно же, с заглавной. Но в интернете все не так, как на бумаге - электронные сообщения не являются личными письмами, поэтому обращение "вы" вполне можно писать с маленькой буквы. Это не будет воспринято как ваше неуважение к получателю.

Писать ответ на письмо тоже следует по правилам - не стоит цитировать все письмо, полученное вами, и в конце писать свое резюме "Согласен". Деловой этикет рекомендует вам процитировать только самую важную часть письма и далее четко высказать свое мнение относительно поступившей информации.

В виде подписи лучше всего указывать не только ваше имя, но и способ связи с вами, например, ваш контактный телефон. По правилам этикета делового письма ваша подпись не должна быть длиннее семи строчек.



Теги: Деловой протокол и этикет