» » Как провести рабочее совещание

Как провести рабочее совещание

Вряд ли найдется хотя бы одна организация, в которой не проводятся рабочие совещания. Они, как известно, призваны помочь руководящему составу определиться с дальнейшей тактикой ведения дел и помочь решить важные деловые вопросы. Но это в теории - на практике же рабочие совещания иногда превращаются в монолог начальника, который просто "выпускает пар" и не дает подчиненным рационально использовать рабочее время. В некоторых фирмах рабочие совещания уже давно перешли в разряд привычных ритуалов, и проводятся просто "для галочки". Как же сделать так, чтобы рабочее совещание действительно приносило пользу и не отрывало много времени? Как правильно проводить рабочее совещание?

Как провести рабочее совещание

Во-первых, собирать совещание необходимо только в том случае, когда есть что обсудить. Это может быть какая-то новость, которую необходимо донести до руководителей подразделений не простой рассылкой, а с личными комментариями руководства. Или же в компании назрел серьезный рабочий вопрос, который требует коллективного обсуждения перед принятием решения. Если же у вас, как у руководителя, нет серьезного повода для сбора сотрудников, то собирать рабочее совещание не стоит - этим вы только будете отрывать их от выполнения должностных обязанностей.

Не менее важно для проведения совещания место его проведения. Во многих компаниях заведено так, что оно проводится в кабинете руководителя. Но, как утверждают психологи, это не совсем правильно, ведь подчиненные чувствуют себя в кабинете шефа не совсем комфортно и вряд ли будут в такой ситуации фонтанировать интересными идеями. Более целесообразно проводить рабочее совещание на нейтральной территории - в конференц-зале или в комнате, где вы встречаете партнеров по бизнесу.

Как провести рабочее совещание

Многие руководителя неправильно выбирают время проведения данного мероприятия. Не стоит собирать своих сотрудников сразу по приходу на работу или за час до окончания рабочего дня - в первом случае они не смогут сосредоточиться на рабочих вопросах из-за того, что еще не вошли в рабочий ритм, а во втором - из-за того, что мысленно они уже дома. Также не следует созывать рабочее совещание перед обеденным перерывом и сразу после него - в это время умственная работоспособность ваших сотрудников тоже будет не на высоком уровне. Специалисты утверждают, что при условии, что рабочий день в вашей организации начинается в 8 утра, рабочее совещание должно начинаться примерно в 10-11 часов - это будет оптимальным решением.

Успех рабочего совещания во многом зависит от того, сколько вопросов вам необходимо на нем обсудить. Чтобы оно не длилось очень долго, заранее спланируйте время, которое оно займет, и составьте список вопросов. Не нужно пытаться объять необъятное и обсудить сразу все, что накопилось - это может привести к тому, что правильных решений вообще принято не будет.

Как провести рабочее совещание

В каждом коллективе у работников в процессе их деятельности назревают вопросы, требующие обсуждения. Как быть с ними? Некоторые руководители отводят им несколько минут в конце каждого рабочего совещания, а другие специально собирают одно совещание, посвященное этой теме. И то, и другое правильно - здесь все зависит от специфики предприятия.

Во время совещания желательно вести протокол или хотя бы помечать для себя рассмотренные проблемы и решения, принятые по ним. Не надейтесь на свою память - к сожалению, она может подвести, и что-то важное по этой причине будет вами упущено. В конце рабочего совещания рекомендуется резюмировать его итоги и еще раз огласить все принятые решения - это поможет вам, как руководителю, увидеть, что все пришли к единому мнению и поняли все правильно.