» » Как правильно пользоваться служебным телефоном

Как правильно пользоваться служебным телефоном

Исследователями доказано, что телефонные переговоры руководителей, служащих и специалистов занимают от 4 до 27% рабочего времени. При всем притом, телефон – это один из самых основных технических раздражителей на службе. Необходимо уметь пользоваться служебным (рабочим) телефоном, чтобы как можно полнее реализовать возможности, которые предоставляет телефон и в тоже время свести к минимуму ущерб другим трудовым процессам. Культура телефонного общения является незаменимым и обязательным элементом деловых качеств человека. Прежде всего, это касается деловых разговоров. Культуре телефонного общения нужно и можно учиться.

Как правильно пользоваться служебным телефоном

Вот некоторые рекомендации социально-психологического характера по тому, как использовать телефон в профессиональной деятельности:
1.  Если вы выполняете очень срочную работу, которая не терпит отлагательства:

         а) не отвечайте на звонки совсем;
         б) возьмите трубку и вежливо ответьте: «Будьте любезны, позвоните мне через столько-то времени. Я занят срочным делом».

2.  Если телефонный аппарат один на кабинет, в котором работает несколько человек, то будет наиболее правильно, если его поочередно переставлять на каждый рабочий стол. Это будет распределять «бремя общения», будет намного снижать нервозность при каждом новом звонке.

3.  Многие люди рефлексивно повышают голос, когда по телефону плохо слышно собеседника и мешают работать другим сотрудникам. В этом случае нужно просить человека, звонившего вам, говорить погромче, а также поинтересоваться, хорошо ли он вас слышит.

4.  Во время ответа на звонок по телефону необходимо заменять отзывы нейтрального характера типа «Алло», «Слушаю», «Да» более конкретными и информативными: «Почта России», «Сидоров», «Отдел кадров», «Завод «Прибор». Это экономит время, так как устраняет возможные ошибки и путаницу и сразу задаст тон делового общения.

5.  Если звонившему нужен сотрудник, который отсутствует в данный момент, то нельзя ограничиваться просто, отвечать «его нет», а дать более конкретный ответ: «Он вышел, перезвоните через столько-то», или «Его нет. Будет тогда-то. Может ему что-то передать?». Если вас попросят о чем-либо в этот момент, то нужно записать на бумаге просьбу и положить на стол, отсутствующего коллеги, не полагаясь на свою память.

6.  Всегда записывайте нужные для работы телефоны с указанием фамилии, имени, отчества, адреса учреждения, его названия, дела, которое нужно сделать, связанного с этим телефоном, организацией или человеком. При этом нужно придерживаться следующих правил: нельзя задерживать собеседника и делать запись в календаре. После этого, закончив разговор по телефону, перенесите эту запись туда, где она должна быть;   любой номер телефона, адрес, которые встречаются несколько раз должны заноситься в записную книжку; примерно раз в полгода наводите ревизию своей записной книжки и вычеркивайте не нужные адреса и телефоны; необходимо каждый год-два менять записную книжку, старую, при этом, не выкидывайте.

 

7.  Если нужно проводить по телефону ответственные переговоры (с вышестоящим руководством, междугородные и т.д.), то обязательно продумайте и запишите перечень вопросов, чтобы не запутаться и не забыть важных моментов при спешке или волнении.

 

8.  Лучше звонить абоненту после обеда (во второй половине дня), если не известно другое время. Не стоит сбивать его с ритма работы (именно в первой половине рабочего дня наиболее успешно решаются все главные задачи).

9.  Придерживайтесь этических норм в телефонном разговоре. Они предписывают, прежде чем начать разговор, всегда называть себя, даже если собеседнику изначально будет известно, с кем он будет общаться.

Как правильно пользоваться служебным телефоном

10.  Телефонные разговоры следует вести корректно и доброжелательным тоном. Грубый ответ, данный в нетактичной форме (пусть он  полный и исчерпывающий) наносит вред авторитету, как работника, так и той организации, в которой он трудится. Это все отрицательно сказывается на сути дела.

11.  Если вы руководитель и имеете своего секретаря, то обяжите его помнить тот круг организаций и лиц, с которыми вас необходимо соединить в то или иное время. Секретарь должен знать характер тех вопросов, которые входят в компетенцию руководителя, других работников данной организации и направлять абонента к соответствующему сотруднику.

12.  Если к телефону подключен диктофон, то это ускоряет запись телефонограмм и позволяют избегать ошибок.