» » Как оптимизировать работу с MS Outlook

Как оптимизировать работу с MS Outlook

Если когда-то, очень давно, Outlook и был лидером на рынке программ-почтовиков, то сегодня его наличие в базовой комплектации ОС Windows можно сравнить с таким рудиментом как internet Explorer. Но, несмотря на обилие альтернативных решений, которые справляются с поставленной задачей куда лучше, Outlook до сих пор используется многими – у кого-то в силу привычки, а кому-то приходится мириться с рабочими установками. К счастью, не все так страшно, и MS Outlook можно избавить от врожденной неуклюжести путем его несложной оптимизации.

Как оптимизировать работу с MS OutlookКак оптимизировать работу с MS Outlook

Для полученных писем лучше всего использовать напоминания, к ним привязанные. Для этого необходимо нажать на выбранное письмо правой кнопкой мыши и перейти по пункту «Follow Up», а затем задать дату и время напоминания через Add Reminder. Также можно помечать письма разноцветными флажками.

Чтобы ускорить стандартный поиск нужно во время выбора опции поиска уменьшить поисковую выдачу, ограничив ее одной папкой. А еще лучше воспользоваться для этой цели приложением Google Desktop Search, либо локальным поиском от Яндекс. Из более профессиональных инструментов можно установить Copernic Desktop Search.

Контакты в Outlook можно распечатать в качестве стильных буклетов. Для этого достаточно воспользоваться пунктом в меню file-print, и далее в типах печати выбрать буклет.

Помимо почтового клиента, начиная с версии Outlook 2007, в программе имеется встроенный список задач ToDo, который пользователи почему-то упорно игнорируют. Задачи можно создавать не только для себя, но и для других пользователей из списка контактов. Панель расположено в правой части программы, что делает ее еще более функциональной.

Чтобы избежать путаницы в контактах, их следует разделить по отдельным категориям. Для этого нужно нажать на выбранном контакте правой кнопкой мыши и задать ему желаемую категорию. После такой сортировки контактов процесс выборки станет более удобным и быстрым.

Мало кто знает, но Outlook можно использовать в качестве инструмента для хранения результатов поисковых запросов. Это позволит избавиться от муторной сортировки по папкам и практически моментально находить нужные элементы. Поисковые запросы сохраняются немного ниже основного списка папок, при этом содержимое всех выборок будет пополняться по прибытию новой почты.

После грамотной настройки MS Outlook под свои нужды, программа уже не будет казаться такой неудобной и, хочется надеяться, что с выходом новых версий изменения коснутся оптимизации приложения под пользователя, а не смены дизайна интерфейса и дополнением маловостребованных функций.