» » Как решить наиболее распространенные проблемы в работе с Excel

Как решить наиболее распространенные проблемы в работе с Excel

При работе с инструментом MS Office - Excel, у новичков часто возникает ряд типовых проблем, которых можно избежать, предварительно ознакомившись со способами их решения. Часть из этих проблем возникает по вине самих пользователей и достаточно минимального уровня грамотности в работе с Excel, чтобы их предотвратить.

Как решить наиболее распространенные проблемы в работе с ExcelКак решить наиболее распространенные проблемы в работе с Excel

Присвоение заголовков столбцам таблиц. Множество таких инструментов Excel, как: фильтрация, сортировка, сводные таблицы, умные таблицы и пр. требуют наличия заголовков у столбцов. Иначе эти функции или вовсе недоступны, или работают некорректно, поэтому следует всегда давать столбцам свои заголовки.

Пустующие строки и столбцы в пользовательских таблицах. Наличие пустых столбцов или строк сбивает с толку алгоритм выявления таблиц. Excel начинает думать, что вместо одной таблицы их две или более. В дальнейшей работе придется регулярно делать поправки. Поэтому лучше удалить пустующие строки и столбцы, также не следует оставлять их в скрытом виде.

Не следует размещать на одной странице сразу несколько таблиц. Исключением могут быть совсем мелкие таблицы с содержанием справочников значений. Полноценная работа с более чем одной таблицей на листе невозможна. К примеру, если одна из таблиц располагается в левой части, а другая в правой, то фильтры, примененные к одной таблице, будут автоматически применяться и ко второй. Если же таблицы размещены друг над другом, то пользователю будет недоступно закрепление областей, а для поиска одной из таблиц придется совершать регулярные дополнительные действия, для выделения ее табличным курсором.

Очень часто, используя стандартный формат таблицы, при необходимости анализа на основе данных в этой таблице, ее разносят в отдельные листы Excel книги. Для этого могут создаваться отдельные листы на каждый год или месяц. В конечном результате общий объем данных для анализа умножается на количество созданных листов. Этого категорически следует избегать, вся информация должна накапливаться только на одном листе.

Иногда, чтобы добавить важную заметку в таблице, которая может понадобиться в дальнейшем, используется комментарий к ячейке. В этом случае будет сложно вытащить заметку в ячейку, лучше всего создать дополнительный столбец под важные комментарии.

Автору таблицы кажется, что все его пометки и форматирование непременно будет понятно другим пользователям. Хотя в конечном итоге внешний вид таблицы выглядит отталкивающе. Чтобы избежать неудачных моментов в форматировании таблицы необходимо придерживаться следующих правил: у каждой таблицы должно быть однородное форматирование. Для этого понадобиться форматирование умных таблиц, а чтобы избавиться от прежнего форматирования, необходимо применить «Обычный» стиль к ячейкам.

Не следует целиком выделять отдельным цветом столбец или строку. Лучше если отдельным стилем будет выделяться конкретная ячейка либо диапазон. Если ячейки выделяются с целью из дальнейшего редактирования, то выделение цветом не самое грамотное решение. У цветового выделения есть ряд своих недостатков, например, оно бесполезно в сводной таблице.

У опытного пользователя Excel в рабочем арсенале имеется привычка добавлять в свои таблицы автоматические фильтры (горячее сочетание клавиш Ctrl+Shift+L) и закрепление областей. Для таблицы, над которой работать будет более одного пользователя, не лишним будет наличие сортировки по фильтрам. Подобные мелочи значительно упростят коллективную работу.

Довольно часто возникает желание объединить несколько ячеек в одну. Однако объединять ячейки лучше всего только в самых крайних случаях, когда без этого никак не обойтись. В дальнейшем объединенные ячейки в значительной степени затруднят манипулирование диапазонами, частью которых они являются. Возникнут проблемы при вставке и перемещении ячеек.

Как решить наиболее распространенные проблемы в работе с ExcelКак решить наиболее распространенные проблемы в работе с Excel

Отрицательное впечатление производят ячейки, в которых содержатся числа, дополненные текстовыми константами (значения валют и прочие метрики), заполненными вручную. Особенно это бросается в глаза, если таблица имеет не печатную форму, а классический вид. В таких таблицах невозможны арифметические операции со смешанными ячейками.

Не при каких обстоятельствах не нужно хранить числовые данные в текстовом формате в ячейках таблицы. Этот столбец со временем обрастет ячейками с цифрами, в то время как текстовые ячейки останутся неизмененными. В результате возникнут проблемы с формулами.

Нередко таблицы являются частью полномасштабных презентаций. В таких случаях следует позаботиться о своих зрителях и предварительно подготовить таблицу к показу на проекторе. Цвет и фон таблицы должны максимально контрастировать. Хорошим вариантом станет темный фон со светлыми буквами. Наиболее ужасный вариант – черный на красном фоне и наоборот. Подобное сочетание не будет иметь нужного контраста на проекторе, поэтому его следует избегать.

В Excel, как и в текстовом редакторе Word, присутствует страничный режим, в котором показывается предварительная разметка страниц для последующей печати. При этом границы страниц выделены голубым цветом. Многие пользователи работают в страничном режиме постоянно, что может негативно сказаться на работе, так как страничный режим перед выводом данных на экран задействует драйвера принтера, а это, в свою очередь, может стать причиной подвисаний процессов визуализации или пересчета формул. Лучше работать в обычном режиме, а перейти в страничный режим при необходимости всегда можно в один клик мышкой.

Как решить наиболее распространенные проблемы в работе с ExcelКак решить наиболее распространенные проблемы в работе с Excel

Ознакомление с этими простыми приемами в работе с Excel позволит избежать наиболее распространенных проблем, тем самым сэкономив массу времени для себя и для тех, кто будет работать с вашими таблицами. Грамотно оформленная таблица говорит не только о профессионализме пользователя, но и о его надежности, опрятности и уважении к окружающим, в то время, как хаотично составленный список не вызовет ничего кроме раздражения.